domingo, 21 de octubre de 2007

La acción sin reflexión es poco productiva

Tras leer el recomendable catálogo de sugerencias para afrontar el trabajo de cada uno que hace Sueños, y que se parece a aquellos consejos sobre slow down que daba yo tiempo atrás, me he acordado que, aunque los usemos poco, disponemos de múltiples listados de métodos o herramientas para desentrañar situaciones complejas, para afrontar los retos desde una perspectiva creativa, para mejorar el uso del tiempo, para mejorar la memoria (ahora tan de moda con el juego Brain Training), para rebajar el estrés... y, por supuesto, para lo que ahora nos interesa que es priorizar.

Una de esas herramientas, quizás la más conocida, es el análisis de Pareto que, como su nombre indica, proviene del principio enunciado por el italiano Wilfredo Pareto. Es el autor de la famosa regla 80-20, según la cual el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas.

El análisis de Pareto sirve para identificar cuál o cuáles de entre varias son las decisiones más efectivas para solventar un problema. La idea es que, identificando correctamente la acción más eficaz, con el 20% del trabajo se conseguirán el 80% de los resultados.

Su uso es la mar de sencillo: escribir en una hoja (o en el portátil, que eso va en gustos) los problemas que se quieren resolver, dando a cada uno de ellos una importancia mediante un valor numérico (no es hacer un ranking de prioridades, sino asignarles un valor de importancia, por ejemplo de 0 a 100). A continuación, relaciona cada solución planteada con los problemas que resuelve, agrupándolos de esta forma. Acto seguido, suma la puntuación obtenida por cada solución y la de mayor puntuación es la más efectiva.

Para el uso eficiente del tiempo existen herramientas como listas priorizadas de acciones pendientes, siendo importante la identificación clara de las prioridades personales, de tareas que resultan más gratas (y que por lo tanto se suelen hacer mejor) y el conocimiento personal de aquellas capacidades clave, para enfocarse sobre ellas en el trabajo.

Hasta que inventen el alargador del tiempo, los días tienen veinticuatro horas, las tareas son muchas y generalmente casi todo es "importante". Priorizar es clave.

1 comentario:

Silvia MV. dijo...

Todo un manual para el buén funcionamiento de tareas, se te nota que eres una persona práctica.