viernes, 24 de agosto de 2007

Mejorar la gestión de la Pyme con herramientas ASP

Si por casualidad no sabes qué es ASP, que no te pare el título pues es muy sencillo.

A la mayoría de las Pymes nos asusta no tener "a mano" en nuestro propio PC o servidor nuestra información. Sin embargo es una realidad que, cada vez más, utilizamos herramientas basadas en la la web o depositamos nuestros documentos e información en servidores fuera de las instalaciones de la empresa: por ejemplo, la información de nuestra web o los correos web.

Se trata de que las aplicaciones y la información generada residen en un servidor de otra empresa, proveedora del servicio, al cual accedemos desde Internet. Las ventajas del software ASP son que no estamos a merced de los problemas que pueda tener la pérdida de información de nuestro disco duro por virus o averías, no necesitamos instalar actualizaciones y es accesible con facilidad desde cualquier punto de acceso a Internet. Las barreras pueden ser el temor a la inseguridad, el desconocimiento y el temor a la pérdida de datos (si bien realmente es más fácil que los perdamos nosotros a que los pierda un proveedor).

Para empresas pequeñas y pequeños grupos de trabajo yo aconsejo empezar por utilizar los Google Docs. Son extremadamente simples, están en castellano y además son gratis. No precisamos colgar información sensible de la empresa, basta con empezar por cuestiones sencillas que sean de uso de varias personas.

Hay dos clases de documentos, en formato procesador de textos o en formato hoja de cálculo. Para mí, lo realmente interesante no son tanto las cuestiones comentadas arriba sino que permiten que un grupo de personas no sólo compartan el documento, sino que puedan trabajar a la vez sobre él y desde cualquier lugar, de forma que cualquier modificación o actualización se visualice por todos los usuarios en el mismo instante en que se está produciendo. De esta forma todos tienen automáticamente la misma información, todos pueden realizar cambios, e incluso pueden hacerlo todos a la vez (por ejemplo, se me ocurre que un presupuesto puede estar siendo trabajado en el mismo momento por una persona en las previsiones de ventas y por otra en los gastos, ahorrando tiempo y cruces de información).
Posteriormente el documento se puede exportar a nuestro PC en formato compatible con Office de Microsoft, que son las aplicaciones de escritorio que utilizamos la mayoría (pobre Open Source...). Es todavía más sencillo y barato que un wiki.

La cuestión es encontrarle la utilidad en la actividad de cada uno, que seguro que la tiene. Creo que es una forma interesante de iniciarse, de perderle el miedo a este tipo de herramientas y sobre todo de mejorar la gestión (y la tantas veces citada competitividad). Posteriormente se podrá pasar a utilizar una oferta más amplia e interesante de aplicaciones web como la que hace Zoho, al que estoy suscrito hace meses, y que ofrece gratis agenda, bases de datos, creador de presentaciones y hasta un CRM para la gestión de tus clientes (con el dinero que cuesta que te lo hagan por ahí).

Parece mentira que a pesar de mi sensación de excesiva dependencia de Google (soy usuario de casi todas sus aplicaciones: gmail, blogger, reader, picasa, alerts, iGoogle...) siga recomendando su uso, pero me parecen muy sencillas y útiles sobre todo para usuarios particulares, pequeños grupos de trabajo y para empresas pequeñas.

Y ahora, conocedores de mi afición a la astronomía, van y actualizan el Earth para permitirte abandonar la tierra y dar un paseo por las estrellas. De ahí es esta imagen de M-31, nuestra vecina Andrómeda. No es muy potente pero está curiosa (y está on-line).



1 comentario:

Alvaro dijo...

Hola Félix, como siempre instructivas tus "entradas". Nunca he utilizado "google docs", pero suena muy bien. Yo también creo que cada vez más nuestro PC será la puerta de entrada a aplicaciones y docs. que estarán en servidores remotos, incluso (aunque tenga inconvenientes) la información sensible. Llevo unas semanas utilizando fickr.com para almacenar y organizar mis fotos y estoy encantado. Lo recomiendo. Un abrazo.Alvaro.